Datenschutzerklärung für Bewerber

Einleitung

Uns ist der verantwortungsvolle Umgang mit deinen Personendaten bzw. personenbezogenen Daten wichtig. Der Schutz deiner Privatsphäre ist uns ein grosses Anliegen. Die Daten, die wir zur Ausübung unserer Tätigkeit bearbeiten, behandeln wir mit Sorgfalt. Wir stellen die grösstmögliche Datensicherheit im Umgang mit den verwendeten Informationstechnologien sicher und erheben grundsätzlich nur die Daten, die unbedingt erforderlich sind.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen (z.B. Verschlüsselung und/oder Pseudonymisierung deiner Personendaten, Weisungen, Vertraulichkeitserklärungen und Kontrollen), um deine Personendaten gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Diese Massnahmen orientieren sich an den internationalen Standards und werden entsprechend regelmässig überprüft und wenn nötig angepasst.

Unsere Mitarbeitenden werden regelmässig zum Datenschutz geschult und sind zur Einhaltung von besonderen Verschwiegenheitspflichten verpflichtet. Zusätzlich wird die Einhaltung des Datenschutzes kontinuierlich überwacht. Dies gilt auch für die von uns beauftragten Auftragsdatenverarbeitenden. 

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie wir Personendaten erheben und bearbeiten, zu welchem Zweck dies erfolgt, wer Zugang zu deinen Personendaten hat, wie lange wir deine Daten bearbeiten und wer für uns intern für das Thema zuständig ist.

Übersetzungen werden nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Bei Unstimmigkeiten oder Konflikten zwischen einer Übersetzung und der deutschen Version gilt die deutsche Version.

1. Informationen zum Datenschutz

Unter Personendaten bzw. personenbezogenen Daten werden im Folgenden sämtliche Informationen verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen (z. B. Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, IP-Adresse). Nicht als Daten gelten Informationen, die anonymisiert oder aggregiert sind und nicht (mehr) zur Identifizierung einer bestimmten Person verwendet werden können.

Zur Bearbeitung von Daten zählt jeder Umgang mit Personendaten, z. B. die Beschaffung, Speicherung, Nutzung, Bekanntgabe, Veränderung, Archivierung oder Löschung von Daten.

Rechtsgrundlage und Zweck für die Bearbeitung deiner Daten ist in erster Linie die Anbahnung und/oder Durchführung des Arbeitsvertrags. Darüber hinaus stützen wir die Bearbeitung der Daten auf das Vorliegen einer gesetzlichen Grundlage / rechtlichen Verpflichtung und/oder einer Einwilligung (durch die oder eine durch dich bevollmächtigte Person) sowie auf das überwiegende berechtigte Interesse der e3 AG (d. h. insbesondere um die beschriebenen Zwecke und damit verbundene Ziele zu verfolgen und entsprechende Massnahmen durchführen zu können).

Die Bearbeitung deiner Personendaten beruht auf den Grundsätzen der Korrektheit, der Rechtmässigkeit, der Transparenz, der Datenminimierung, der Verhältnismässigkeit, der Verantwortlichkeit und der Datensicherheit.

Unsere Datenschutzerklärung richtet sich nach den Anforderungen des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG), der Verordnung über den Datenschutz (DSV) und soweit anwendbar weiterer im Einzelfall geltender Gesetze zum Datenschutz (z. B. der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die vorliegenden Datenschutzbestimmungen beinhalten keine abschliessende Beschreibung unserer Datenbearbeitungen, einzelne Sachverhalte werden ganz oder teilweise durch spezifische Informationen (mit oder ohne Verweis auf diese Datenschutzbestimmung) geregelt.

2. Ausnahmen von der datenschutzrechtlichen Informationspflicht

Es gibt Ausnahmen von der datenschutzrechtlichen Informationspflicht. Diese entfällt, wenn die Information nicht möglich ist oder einen unverhältnismässigen Aufwand erfordert, wenn du bereits über die Datenbearbeitung informiert bist, wenn die Bearbeitung gesetzlich vorgesehen ist oder wenn wir gesetzlich zur Geheimhaltung verpflichtet sind.

3. Datenkategorien / Anwendungsbereiche

Daten zur Eignung für das Arbeitsverhältnis

Dabei geht es um Angaben über berufliche und persönliche Qualifikationen des Arbeitnehmers wie etwa über Berufserfahrung, Schul-, Berufs- und Zusatzausbildungen, berufsrelevante Sprachkenntnisse und Auslandaufenthalte.

Bei einer Bewerbung auf eine offene Stelle bei uns bearbeiten wir deine Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, deine Bewerbung zu beurteilen und zu entscheiden, inwiefern eine Eignung für die betreffende Stelle vorliegt.

Zum Beispiel nutzen wir deine Kontaktdaten, um mit dir Termine zu vereinbaren. Wir erheben persönliche Informationen, wie etwa im Lebenslauf enthalten, und bearbeiten Daten aus Arbeitszeugnissen oder Ausbildungsdiplomen. Neben diesen unbedingt notwendigen Daten hast du die Möglichkeit, uns zusätzliche Informationen für den Bewerbungsprozess zur Verfügung zu stellen. Die uns zur Verfügung gestellten Daten nutzen wir zur Beurteilung der Bewerbung und zur Entscheidungsfindung. Über die e3 Karriereseite hast du als Bewerber die Möglichkeit, dich über vakante Stellen zu informieren und dich auf elektronischem Weg zu bewerben. 

Deine Daten zur Bewerbung werden ausschliesslich mit Personen geteilt, die in das Bewerbungsverfahren involviert sind, wie z. B. Recruiting Manager oder Vorgesetzte. Ausserdem können deine Daten Behörden bekannt gegeben werden, wenn eine entsprechende gesetzliche Mitteilungspflicht besteht.

Weitere Zwecke

Im Übrigen bearbeiten wir deine Daten zu weiteren Zwecken, z. B. im Rahmen unserer internen Abläufe, zur Qualitätssicherung sowie zum Schutz der Daten, Geheimnisse und Vermögenswerte der e3 AG oder jener, die der e3 AG anvertraut worden sind (siehe Ziffer 7).

4. Erhebung der Daten

Direkte Datenerhebung

• Personendaten werden in erster Linie direkt beim Bewerber (z. B. im Rahmen des Rekrutierungs-/ und Onboarding-Prozesses).

Daten von / bei Dritten bzw. öffentliche Stellen

• In bestimmten Fällen erheben wir deine Daten bei Dritten oder erhalten deine Daten von Dritten oder öffentlichen Stellen und bearbeiten diese im gesetzlich zulässigen Rahmen. So bearbeiten wir z. B. Daten, die wir von Amtsstellen oder Freizügigkeitseinrichtungen erhalten, um für den Vertragsabschluss oder die Vertragsabwicklung über die notwendigen Daten zu verfügen.
• Soweit dies erlaubt ist, beziehen wir bestimmte Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Betreibungsregister, Handelsregister) oder erhalten solche Daten von Behörden oder sonstigen Dritten.

5. Bekanntgabe der Daten

Grundsätzliches

Wir schützen deine Daten und verkaufen diese nicht an Dritte.

Deine Daten können Auftragsdatenbearbeitenden und Dritten unter gewissen Umständen bekannt gegeben werden (z. B. wenn für den Vertragsabschluss bzw. die Vertragsabwicklung oder für anderweitige in dieser Datenschutzerklärung genannte Zwecke erforderlich). Diese Empfänger werden vertraglich zur Einhaltung der aktuell geltenden Datenschutzgesetzgebung sowie zur Vertraulichkeit und ggf. zur Geheimhaltung verpflichtet. Deine Daten können zudem anderen Verantwortlichen oder Kooperationspartnern bekannt gegeben werden (siehe Ziffer 7). 

Eine Bekanntgabe der Daten behalten wir uns auch dann vor, wenn geheime Daten betroffen sind. In vielen Fällen ist die Bekanntgabe geheimer Daten notwendig, um Verträge abwickeln oder sonstige Leistungen erbringen zu können. Geheimhaltungsvereinbarungen schliessen solche Datenbekanntgaben in der Regel nicht aus, auch nicht die Bekanntgabe an Dienstleistende. Unter Berücksichtigung der Art der Daten sowie der Umstände achten wir aber darauf, dass diese Drittpersonen angemessen mit den Daten umgehen.

Bekanntgabe der Daten an Dritte (nicht abschliessend)

Wir arbeiten mit Auftragsdatenbearbeitenden zusammen, die in eigener oder in gemeinsamer Verantwortung mit uns deine Daten bearbeiten. Zu diesen Auftragsdatenbearbeitenden zählen wir jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die nicht zur e3 AG gehört. Insbesondere zählen wir dazu folgende Kategorien: 

• Bei der Ausstellung von Zeugnissen und der Erteilung von Referenzen
• Behörden und Amtsstellen im In- und Ausland 
• Weitere Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren 

6. Dauer der Speicherung

Aufbewahrungsfristen

Die Bearbeitung ist im Rahmen des Recruitings zulässig. Die Daten werden grundsätzlich 6 Monate nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Sofern du damit einverstanden bist, können deine Bewerbungsunterlagen im Kandidaten-Pool  unseres internen HR-Systems für zukünftige Vakanzen gespeichert werden. Du kannst uns jederzeit danach um die endgültige Löschung deiner Daten bitten. Ansonsten werden diese für 1 Jahr aufbewahrt.

Folgt auf deine Bewerbung der Abschluss eines Arbeitsvertrags, werden die Daten für den üblichen Organisations- und Verwaltungsprozess und für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses weiter gespeichert und genutzt. Näheres dazu wirst du nach deinem Eintritt bei uns auf der entsprechenden Intranet-Seite finden.

7. Verantwortlicher / Datenschutzbeauftragter / Vertreter

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier betreiben, Datenschutzbeauftragter gemäss Art. 37 DSGVO und Vertreter im EWR nach Art. 27 DSGVO ist:

e3 Holding AG
Crispin Tschirky
Binzstrasse 24
8045 Zürich
crispin.tschirky@e3ag.ch
info@e3ag.ch
+41 44 400 46 56
https://www.e3ag.ch/kontakt/

Neben der e3 AG, behalten sich folgende Gesellschaften der e3 Holding AG das Recht vor, deine personenbezogenen Daten zu verarbeiten:

• e3 Software Services AG, Binzstrasse 24, 8045 Zürich
• Silicon mountains GmbH, Binzstrasse 24, 8045 Zürich
• e3 CSS AG, Binzstrasse 24, 8045 Zürich

Wenn du datenschutzrechtliche Anliegen hast, kannst du diese an die oben genannte Kontaktadresse mitteilen, und zwar für alle Gesellschaften der e3 Holding AG (gib aber wenn möglich an, auf welche du dich beziehst).

Die Aufsichtsbehörde ist:

Eidgenössischer Öffentlichkeits- und Datenschutzbeauftragter, EDÖB
Feldeggweg 1
3003 Bern
https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home.html

8. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.

9. Allgemeine Datenschutzerklärung

Wir verweisen zudem die allgemeine Datenschutzerklärung.