• Ablösung der veralteten Individualsoftware «E-ZIVI» durch eine moderne Fachanwendung.
• Zentrale Fallverwaltung für Zivildienste, Einsatzbetriebe, Administration & Rechtsdienst.
• Iterative Umsetzung auf Basis des Minimum-Viable-Product-(MVP)-Konzepts und agiler Weiterentwicklung.
• Enge Einbindung aller Stakeholder: Fachabteilungen, externe Nutzer und Rechtsdienst.
• Benutzerzentrierung: intuitive Bedienbarkeit als
  oberstes Gestaltungsprinzip.
• Unterstützung durch die e3 AG im Rahmen der Business Analyse und Prozessmodellierung.

Unternehmensprofil

Das Bundesamt für Zivildienst ZIVI ist die zentrale Anlaufstelle für alle Anliegen rund um den zivilen Ersatzdienst in der Schweiz. Jährlich werden tausende Einsätze organisiert, koordiniert und verwaltet. Das Amt agiert dabei als Schnittstelle zwischen Zivildienstleistenden, Einsatzbetrieben und den internen Abteilungen wie Administration, Kurswesen, Fachstellen und Rechtsdienst.

Die Vielfalt an Akteuren und Prozessen machte eine moderne, integrierte Lösung notwendig, die alle Beteiligten effizient unterstützt – bei gleichzeitiger Berücksichtigung gesetzlicher und sicherheitsrelevanter Anforderungen.

Herausforderungen

Wie viele Institutionen mit historisch gewachsenen IT-Systemen stand das ZIVI vor mehreren Herausforderungen:

• Ablösung des Alt-Systems ohne Funktionsverlust: Das bestehende System «E-ZIVI» war in die Jahre gekommen, jedoch tief in die Arbeitsprozesse eingebettet.
  Die Umstellung durfte keine Beeinträchtigung im
  Tagesgeschäft verursachen.
• Akzeptanz für ein MVP schaffen: Die Einführung eines MVP bedeutete, dass die neue Anwendung zunächst nur Kernfunktionen abbildete. Dies erforderte Kommunikation, Schulung und ein Umdenken bei den Nutzergruppen.
• Prozesse überdenken, nicht nur digitalisieren: Ziel war nicht nur die Digitalisierung bestehender Abläufe, sondern deren Optimierung und Automatisierung.
• Vielfalt der Stakeholder: Vom Rechtsdienst über IT und Fachabteilungen bis hin zu Zivildienstleistenden – alle Stakeholder mussten abgeholt und integriert werden.
• Anpassung an reale Arbeitsabläufe: Das System musste flexibel genug sein, um verschiedene Nutzungsszenarien und Arbeitsstile zu unterstützen – ohne starre Prozessvorgaben.

Vorgehensweise

Die Umsetzung erfolgte nach dem Prinzip: «Der Benutzer führt das System – nicht umgekehrt». Das bedeutete: maximale Benutzerfreundlichkeit, intuitive Bedienung und flexible Prozessgestaltung. Die Fachanwendung wurde modular aufgebaut und sukzessive erweitert.

1 Kreativworkshops als Schlüssel zum Erfolg

Bereits in der Anforderungsanalyse setzte das Projektteam auf einen kollaborativen Ansatz: In interdisziplinären Kreativworkshops wurden die bestehenden Prozesse gemeinsam mit Fachvertreter/innen, dem Rechtsdienst, Product Ownern und Business Analysten analysiert, hinterfragt und neu modelliert.

2 Von User Stories zum MVP

Die Ergebnisse dieser Workshops wurden in User Stories überführt, die den agilen Entwicklungsprozess strukturierten. In einem ersten Schritt wurde ein MVP bereitgestellt – ein produktiv einsetzbares System mit grundlegenden Funktionen wie Fallverwaltung und Benutzerrollenmanagement.

3 Agile Umsetzung nach HERMES

Die Entwicklung erfolgte iterativ und orientierte sich am bewährten Schweizer Projektmanagement-Framework HERMES. In aufeinanderfolgenden Releases wurden zusätzliche Features ergänzt, beispielsweise ein integriertes Portal für Zivildienstleistende, eine Kursverwaltung sowie Schnittstellen zu externen Systemen.

Geschäftsvorteile

Die Neuentwicklung der Fachanwendung brachte nicht nur technische Verbesserungen, sondern schuf vor allem strukturelle und kulturelle Mehrwerte für die Organisation. Sie zeigt beispielhaft, wie digitale Transformation gelingen kann – wenn sie konsequent an Nutzerbedürfnissen, Prozesslogik und organisationalem Wandel ausgerichtet ist.

Effizienzsteigerung durch Prozessautomatisierung:

Durch die Digitalisierung und Automatisierung ehemals manueller Arbeitsschritte wurden Bearbeitungszeiten verkürzt und Fehlerquellen reduziert. Dies entspricht auch der Erkenntnis aus dem Business Process Management, dass klar definierte, automatisierbare Prozesse zu höherer Effizienz und Transparenz führen. Mitarbeitende können sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren – repetitive Tätigkeiten entfallen zunehmend.

Flexibilität in der Fallbearbeitung:

Das neue System ermöglicht es den Nutzer*innen, Aufgaben flexibel und in individuell angepasster Reihenfolge zu erledigen. Damit trägt es modernen Arbeitsrealitäten Rechnung, in denen adaptive Systeme klassischen linearen Prozessen überlegen sind. Studien zur Nutzerfreundlichkeit zeigen, dass Systeme, die sich an die kognitiven Modelle und Abläufe der Anwender anpassen, die Zufriedenheit und Akzeptanz deutlich steigern.

Höhere Datenqualität und bessere Nachvollziehbarkeit:

Durch strukturierte Eingaben, Validierungen und durchgängige Workflows wurde die Qualität der erfassten Daten signifikant verbessert. Klare Verantwortlichkeiten und transparente Prozesspfade fördern zudem die Nachvollziehbarkeit – ein entscheidender Faktor in regulierten Verwaltungsumgebungen.

Intuitive Benutzeroberfläche und verbesserte Nutzererfahrung:

Die neue Anwendung wurde gezielt nach UX-Prinzipien gestaltet: einfache Navigation, klare Benutzerführung und konsistente Interaktionen stehen im Vordergrund. Studien zeigen, dass eine positive Nutzererfahrung (User Experience) die Produktivität steigert, die Fehlerquote senkt und die Lernkurve verkürzt – insbesondere in komplexen Systemen mit vielen Nutzergruppen.

Iterative Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung:

Der MVP-Ansatz erlaubte es, das System früh produktiv einzusetzen und sukzessive anhand realer Rückmeldungen zu verbessern. Dieses Vorgehen entspricht den Prinzipien agiler Softwareentwicklung, bei denen frühes Feedback, inkrementelles Vorgehen und lernende Organisationen den Projekterfolg sichern – insbesondere in dynamischen oder wenig standardisierten Umfeldern.

Zukunftsfähigkeit durch moderne Architektur:

Die neue Lösung ist technologisch so konzipiert, dass sie problemlos erweiterbar und anpassbar bleibt. Damit schafft sie die Grundlage für langfristige Skalierbarkeit und den flexiblen Umgang mit künftigen Anforderungen, sei es im Zuge gesetzlicher Änderungen oder wachsender digitaler Interaktion mit externen Partnern.

Fazit

Mit der e3 AG als Partner profitieren Organisationen von einem strukturierten, praxisnahen Ansatz für digitale Transformationsvorhaben. Durch fundierte Business Analyse, gezielte Prozessoptimierung und methodisch sicheres Vorgehen entstehen Lösungen, die nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht werden, sondern nachhaltig Wirkung entfalten – nutzerorientiert, effizient und zukunftssicher.