PostMail befördert Sendungen (Briefe, Zeitungen etc.) sicher und zuverlässig – in der Schweiz und grenzüberschreitend. Privat- und Geschäftskunden werden qualitativ hochwertige Produkte und individuelle Lösungen von der Annahme bis zur Zustellung angeboten. Digitale Dienstleistungen ergänzen das Angebot. Ende 2020 mussten im Rahmen einer konzernweiten Harmonisierung und Standardisierung der Werteflüsse die Kalkulationsmodelle komplett überarbeitet und an neue Kalkulationsstandards und -vorschriften angepasst werden. Hier kamen die e3 und CostPerform ins Spiel.

Herausforderungen

• Komplexe Kostenverrechnung
• Gefordert: Schnelle Abwicklung von Planungsrechnungen
• Anpassung an neue Kalkulationsstandards

Resultate

• Flexible Abbildung, Anpassung und Optimierung bestehender Kostenmodelle
• Simulationen und komplexe Modellberechnungen innerhalb von 30 Sekunden
• Nachvollziehbare Kosten auf der Basis von Prozess, Produkt, Kostenart und Kostenstelle aufgeschlüsselt nach Perioden

PostMail sieht sich heute aufgrund rückläufiger Verkehrsmengen mit höheren Stückkosten konfrontiert. Während im Monopolbereich die Preise durch den Bundesrat reguliert werden – gemäss geltendem Gesetz legt er die Preisobergrenzen fest – müssen diese ohne Monopol grundsätzlich vom Markt gebildet werden.
Stringente Kostenmodelle bilden vor diesem Hintergrund eine wichtige Grundlage, um die Kostenentwicklung im Griff zu haben. Ausserdem sind diese Kostenmodelle eine wichtige Grundlage, um gegenüber den Regulationsbehörden eine den neuen Marktbedingungen angepasste Preissetzung und / oder Kostensenkungsmassnahmen nachvollziehbar begründen zu können.

Erwartete Kosten vs. IST-Kosten

PostMail setzt seit mehreren Jahren zur Analyse der Prozesskosten erfolgreich die Software CostPerform ein.
Im Rahmen einer konzernweiten Harmonisierung der Werteflüsse galt es nun, die Kostenmodelle zu überarbeiten und neuen Kalkulationsstandards und -vorschriften anzupassen. Ausserdem ging es nebst der Berechnung der aktuellen und vergangenen Einstandspreise auch darum, eine monatliche Berechnung der Differenzen zwischen den erwarteten Standardkosten und den tatsächlichen IST-Kosten auszuweisen. Schliesslich sollte diese Information auf verschiedenen Ebenen (etwa Produkte, (Teil-) Prozesse, Kostenstellen und -art) des Kostenmodells periodisch ausgewiesen und kombiniert werden können.
Die Costing Software CostPerform sollte entsprechend sicherstellen, dass etwa die Differenzen zwischen Standardkosten und den tatsächlichen Infrastrukturkosten des Sortierzentrums (Kostenart) in Zürich (Kostenstelle) im Rahmen der Sortierung (Prozess) Monat für Monat (Periode) zur Verfügung stehen.

Simulationen ermöglichen

Eine zentrale Anforderung an CostPerform ist auch die Fähigkeit, Simulationen für vergangene Perioden mit angepassten Kostentreibern zu erstellen: Was hätte die Kostenverrechnung einer früheren Periode ergeben, wenn neue Vorgaben von Kostentreibern verwendet worden wären? Mit diesen Informationen ist das Kostenrechnungs-Team in der Lage, alle relevanten Stakeholder wie Produktmanager oder die Regulatoren über die zu erwartenden Auswirkungen auf ihre «Key Performance Indicators» (KPI) zu informieren, Wochen und Monate bevor sie mit den neuen Vorgaben live gehen.

Weniger als 30 Sekunden

Anstatt einen Berater mit der Überarbeitung und Anpassung an die neuen Standards des aktuellen Modells zu beauftragen, entschied sich PostMail dafür, dies mit dem eigenen Team durch «Learning on the Job» zu tun. Dank einiger Workshops zusammen mit Spezialisten der e3 und CostPerform gelang es dem Unternehmen, einen Prototyp des neuen Modells einzurichten, der schnell mit Live-Daten erweitert und getestet werden konnte. Derzeit besteht das Modell aus über 25’000 Objekten und über 350’000 Kostenzuordnungen. Trotz der Grösse und Komplexität des Modells dauert die gesamte Berechnungszeit weniger als 30 Sekunden auf einem Standard-Laptop.

Vier Stunden angepeilt

Der nächste Schritt ist nun die direkte Anbindung von CostPerform an Live-Daten. PostMail strebt die magische Vier-Stunden-Marke an, so dass es nach dem monatlichen Buchungsabschluss nicht mehr als vier Stunden dauern sollte, die Daten dem aktuellen Kostenmodell direkt zu übertragen, nahtlos die Berechnungen laufen zu lassen und an alle relevanten Stakeholder die Kalkulationsergebnisse zu rapportieren. Wir sind auf jeden Fall bereit, PostMail beim Erreichen dieses Ziels weiterhin zu unterstützen.