PostMail achemine les envois (lettres, journaux, etc.) de manière sûre et fiable - en Suisse et au-delà des frontières. Des produits de haute qualité et des solutions individuelles sont proposés aux clients privés et commerciaux, de la réception à la distribution. Des services numériques complètent l'offre. Fin 2020, dans le cadre d'une harmonisation et d'une standardisation des flux de valeurs à l'échelle du groupe, les modèles de calcul ont dû être entièrement revus et adaptés aux nouvelles normes et réglementations en matière de calcul. C'est là que l'e3 et CostPerform sont entrés en jeu.

Défis à relever

• Imputation complexe des coûts
• Exigés par les clients : Traitement rapide des calculs de planification
• Adaptation aux nouvelles normes de calcul

Résultats

• Représentation, adaptation et optimisation flexibles des modèles de coûts existants
• Simulations et calculs de modèles complexes en 30 secondes
• Coûts compréhensibles sur la base du processus, du produit, de la nature des coûts et du centre de coûts, ventilés par période

PostMail est aujourd'hui confronté à des coûts unitaires plus élevés en raison du recul des volumes de trafic. Alors que dans le domaine du monopole, les prix sont régulés par le Conseil fédéral - selon la loi en vigueur, c'est lui qui fixe les prix plafonds -, sans monopole, ils doivent en principe être formés par le marché.
Dans ce contexte, des modèles de coûts rigoureux constituent une base importante pour maîtriser l'évolution des coûts. En outre, ces modèles de coûts constituent une base importante pour pouvoir justifier de manière compréhensible auprès des autorités de régulation une fixation des prix adaptée aux nouvelles conditions du marché et/ou des mesures de réduction des coûts.

Coûts attendus vs. coûts réels

PostMail utilise avec succès depuis plusieurs années le logiciel CostPerform pour analyser les coûts des processus.
Dans le cadre d'une harmonisation des flux de valeurs à l'échelle du groupe, il s'agissait maintenant de réviser les modèles de coûts et de les adapter aux nouvelles normes et prescriptions en matière de calcul des coûts. En outre, il s'agissait non seulement de calculer les prix de revient actuels et passés, mais aussi de présenter un calcul mensuel des différences entre les coûts standard attendus et les coûts réels. Enfin, ces informations devaient pouvoir être présentées et combinées périodiquement à différents niveaux (produits, (sous-)processus, centres et types de coûts, par exemple) du modèle de coûts.
Le logiciel de calcul des coûts CostPerform devrait par conséquent garantir que les différences entre les coûts standard et les coûts d'infrastructure réels du centre de tri (nature de coûts) à Zurich (centre de coûts), par exemple, soient disponibles mois après mois (période) dans le cadre du tri (processus).

Permettre des simulations

Une exigence centrale de CostPerform est également la capacité de créer des simulations pour des périodes passées avec des inducteurs de coûts adaptés : Quel aurait été le résultat de l'imputation des coûts d'une période antérieure si de nouvelles spécifications d'inducteurs de coûts avaient été utilisées ? Grâce à ces informations, l'équipe de comptabilité analytique est en mesure d'informer toutes les parties prenantes concernées, telles que les chefs de produit ou les régulateurs, des effets attendus sur leurs indicateurs de performance clés (KPI), des semaines ou des mois avant de mettre en œuvre les nouvelles directives.

Moins de 30 secondes

Plutôt que de faire appel à un consultant pour réviser et adapter le modèle actuel aux nouvelles normes, PostMail a décidé de le faire avec sa propre équipe par le biais de l'apprentissage sur le tas. Grâce à quelques ateliers organisés avec des spécialistes d'e3 et de CostPerform, l'entreprise a réussi à mettre en place un prototype du nouveau modèle, qui a pu être rapidement étendu et testé avec des données en direct. Actuellement, le modèle comprend plus de 25 000 objets et plus de 350 000 affectations de coûts. Malgré la taille et la complexité du modèle, le temps de calcul total dure moins de 30 secondes sur un ordinateur portable standard.

Quatre heures visées

La prochaine étape est maintenant la connexion directe de CostPerform aux données en direct. PostMail vise la barre magique des quatre heures, de sorte qu'après la clôture comptable mensuelle, il ne devrait pas falloir plus de quatre heures pour transférer directement les données au modèle de coûts actuel, pour effectuer les calculs sans interruption et pour rapporter les résultats des calculs à toutes les parties prenantes concernées. Nous sommes en tout cas prêts à continuer à aider PostMail à atteindre cet objectif.