• Remplacement du logiciel individuel obsolète "E-ZIVI" par une application spécialisée moderne.
• Gestion centralisée des cas pour les services civils, les établissements d'affectation, l'administration & le service juridique.
• Mise en œuvre itérative basée sur le concept de produit minimum viable (MVP) et développement agile.
• Implication étroite de toutes les parties prenantes : Départements spécialisés, utilisateurs externes et service juridique.
• Centrage sur l'utilisateur : une utilisation intuitive comme
  principe de conception suprême.
• Soutien par e3 AG dans le cadre de l'analyse commerciale et de la modélisation des processus.

Profil de l'entreprise

L'Office fédéral du service civil (ZIVI) est le point de contact central pour toutes les questions relatives au service civil de remplacement en Suisse. Chaque année, des milliers d'affectations sont organisées, coordonnées et gérées. L'office fait office d'interface entre les civilistes, les établissements d'affectation et les départements internes tels que l'administration, les cours, les services spécialisés et le service juridique.

La diversité des acteurs et des processus rendait nécessaire une solution moderne et intégrée, capable de soutenir efficacement toutes les parties prenantes - tout en tenant compte des exigences légales et de sécurité.

Enjeux

Comme de nombreuses institutions dotées de systèmes informatiques hérités de l'histoire, le ZIVI a dû relever plusieurs défis :

• Remplacement de l'ancien système sans perte de fonction : Le système existant "E-ZIVI" avait pris de l'âge, mais était profondément intégré dans les processus de travail.
  Le changement ne devait pas avoir d'impact négatif sur le
  de l'activité quotidienne.
• Créer l'acceptation d'un MVP : L'introduction d'un MVP signifiait que la nouvelle application ne reproduisait dans un premier temps que des fonctions de base. Cela a nécessité de la communication, de la formation et un changement de mentalité parmi les groupes d'utilisateurs.
• Repenser les processus, pas seulement les numériser L'objectif n'était pas seulement de numériser les processus existants, mais de les optimiser et de les automatiser.
• Diversité des parties prenantes : Du service juridique au service civil en passant par l'informatique et les départements spécialisés, il fallait aller chercher toutes les parties prenantes et les intégrer.
• Adaptation aux processus de travail réels : Le système devait être suffisamment flexible pour prendre en charge différents scénarios d'utilisation et styles de travail - sans imposer de processus rigides.

Approche

La mise en œuvre a été réalisée selon le principe : "L'utilisateur guide le système - et non l'inverse". Cela signifiait : une convivialité maximale, une utilisation intuitive et une organisation flexible des processus. L'application métier a été conçue de manière modulaire et a été progressivement étendue.

1 Les ateliers créatifs comme clé vers le succès

Dès l'analyse des besoins, l'équipe de projet a misé sur une approche collaborative : dans le cadre d'ateliers créatifs interdisciplinaires, les processus existants ont été analysés, remis en question et remodelés en collaboration avec des représentant(e)s spécialisé(e)s, le service juridique, des Product Owners et des Business Analysts.

2 Des User Stories au MVP

Les résultats de ces ateliers ont été transformés en histoires d'utilisateurs qui ont structuré le processus de développement agile. Dans un premier temps, un MVP a été mis à disposition - un système utilisable en production avec des fonctions de base telles que la gestion des cas et la gestion des rôles des utilisateurs.

3 Mise en œuvre agile selon HERMES

Le développement s'est fait de manière itérative et s'est orienté vers le cadre de gestion de projet suisse HERMES, qui a fait ses preuves. Des fonctionnalités supplémentaires ont été ajoutées dans des versions successives, par exemple un portail intégré pour les civilistes, une gestion des cours ainsi que des interfaces vers des systèmes externes.

Bénéfices pour l'entreprise

Le nouveau développement de l'application métier n'a pas seulement apporté des améliorations techniques, mais a surtout créé des plus-values structurelles et culturelles pour l'organisation. Elle montre de manière exemplaire comment la transformation numérique peut réussir - si elle est orientée de manière conséquente sur les besoins des utilisateurs, la logique des processus et le changement organisationnel.

Augmentation de l'efficacité grâce à l'automatisation des processus :

La numérisation et l'automatisation d'étapes de travail autrefois manuelles ont permis de raccourcir les temps de traitement et de réduire les sources d'erreurs. Cela correspond également au constat de la gestion des processus d'entreprise selon lequel des processus clairement définis et automatisables conduisent à une efficacité et une transparence accrues. Les collaborateurs peuvent se concentrer davantage sur les tâches à valeur ajoutée - les tâches répétitives sont de plus en plus supprimées.

Flexibilité dans le traitement des cas :

Le nouveau système permet aux utilisateurs* d'effectuer des tâches de manière flexible et dans un ordre adapté à chacun. Il tient ainsi compte des réalités modernes du travail, dans lesquelles les systèmes adaptatifs sont supérieurs aux processus linéaires classiques. Des études sur la convivialité montrent que les systèmes qui s'adaptent aux modèles cognitifs et aux processus des utilisateurs augmentent considérablement leur satisfaction et leur acceptation.

Meilleure qualité des données et meilleure traçabilité :

Grâce à des saisies structurées, des validations et des flux de travail continus, la qualité des données saisies a été améliorée de manière significative. Des responsabilités claires et des chemins de processus transparents favorisent en outre la traçabilité, un facteur décisif dans les environnements administratifs réglementés.

Interface utilisateur intuitive et expérience utilisateur améliorée :

La nouvelle application a été conçue de manière ciblée selon les principes UX : une navigation simple, un guidage clair de l'utilisateur et des interactions cohérentes sont au premier plan. Des études montrent qu'une expérience utilisateur positive (User Experience) augmente la productivité, diminue le taux d'erreur et raccourcit la courbe d'apprentissage - en particulier dans les systèmes complexes avec de nombreux groupes d'utilisateurs.

Développement itératif et amélioration continue :

L'approche MVP a permis de mettre le système en production très tôt et de l'améliorer progressivement sur la base de retours réels. Cette approche correspond aux principes du développement logiciel agile, dans lequel le feedback précoce, l'approche incrémentielle et les organisations apprenantes garantissent le succès du projet - en particulier dans des environnements dynamiques ou peu standardisés.

Pérennité grâce à une architecture moderne :

La nouvelle solution est conçue technologiquement de manière à rester facilement extensible et adaptable. Elle pose ainsi les bases d'une évolutivité à long terme et d'une gestion flexible des exigences futures, que ce soit dans le cadre de modifications légales ou d'une interaction numérique croissante avec des partenaires externes.

Conclusion

Avec e3 AG comme partenaire, les organisations bénéficient d'une approche structurée et pratique pour les projets de transformation numérique. Grâce à une analyse commerciale approfondie, à une optimisation ciblée des processus et à une approche méthodique et sûre, des solutions voient le jour qui non seulement répondent aux exigences actuelles, mais déploient aussi des effets durables - orientées vers les utilisateurs, efficaces et sûres pour l'avenir.